Положение про обработку и защиту персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Список баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщение про права и действия с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональних данных
  6. Условия раскрытия информации про персональные данные третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

база персональных данных — именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — определенное лицо, которое организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, согласно закону;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждающее цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляют свои персональные данные (кроме случаев, когда субъект персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных согласно сформулированной цели их обработки ;

обезличивание персональных данных — удаление сведений, которые дают возможность идентифицировать личность;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершенных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связанные со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптированием, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные - сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, относительно которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо - любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политические, религиозные или мировоззренческие убеждения, членство в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, которые касаются здоровья или половой жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательное для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данных в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

 

2. Список баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем таких баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе есть обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщение про права и действия с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных согласно сформулированной цели их обработки.
4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами дает возможеность идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, что дает возможность идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных; 
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, которая обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством .
4.4. Сообщение субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, права, определенные Законом Украины «О защите персональных данных», цель сбора данных и лиц, которым передаются его персональные данные осуществляется при оформлении  гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политические, религиозные или мировоззренческие убеждения, членство в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, которые касаются здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указаны в разделе 2 этого Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации про персональные данные третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данны третьим лицам определяется условиями согласия субъекта персональных данных, данного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или согласно требований закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьим лицам не предоставляется, если указанная личность отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «Про защиту персональных данных» или не может их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанный с персональными данными, подает запрос относительно доступа (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, которое удостоверяет физическую личность, которя подает запрос (для физического лица — заявителя);
  • наименование, местонаходжение юридического лица, которое подает запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, которое удостоверяет запрос; подтверджение того, что содержание запроса отвечает полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, которые дают возможность идентифицировать физическое лицо, относительно которого выполняется запрос;
  • сведения про базу персональных данных, относительно которой подается запрос, или сведения про владельца или распорядителя этой базы персональных данных;
  • список персональных данных, который запрашивается;
  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок обработки запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления. На протяжении этого срока владелец базы персональных данных уведомляет лицо, которое подаёт запрос, что запрос будет удовлетворён или соответсвующие персональные данные не подлежат предоставлению, с обозначением оснований, указанных в соответсвующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется на протяжении тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены на протяжении тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, указанных в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление про отсрочку доносится к сведению третьих лиц, которые подавали запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В сообщении про отсрочку указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправки сообщения;
  • причина отсрочки;
  • срок, на протяжении которого  будет удовлетворён запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён согласно закону.

6.10. В сообщении про отказ указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица, который отказывает в доступе;
  • дата отправки сообщения;
  • причина отказа.

6.11. Решение про отсрочку или отказ в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных обеспечен системным оборудованием и программно-техническими средствами и средствами связи, которые препятсвуют потерям, воровству, несанкционированному уничтожению, искривлению, подделке, копированию информации и отвечают требованиям  международных и национальных стандартов.

7.2. Ответсвенное лицо организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, согласно закону. Ответсвенное лицо назначается приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке указываются в должностной инструкции.

7.3. Обязанности ответственного лица:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями;
  • обеспечить выполение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных относительно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы по периодичности осуществления такого контроля;
  • сообщать Владельцу базы персональных данных про факты нарушения сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, которые регулируют деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных в срок не позже одного рабочого дня с момента виявления таких нарушений;
  • обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление  субъектом персональных данных согласия на обработку своїх персональных данных и уведомление указаного субъекта про его права.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, которые хранятся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • принимать участие в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работи, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать  объяснение по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • пописывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным, в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны придерживаться требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, которые имеют доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку, обязаны не допускать разглашение любым способом персональных данных, которые им были вверены или которые стали им известны в связи с выполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, которые имеют доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку в случае нарушения ими требований Закона Украины «Про защиту персональных данных» несут ответственность согласно законодательства Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определённого согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать про местонахождение базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, её назначение и наименование, местонахождение и/или место проживания (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение на получение этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию про условия предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию про третьих лиц, которым передаются его персональные данные, которые содержаться в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональных данным, которые содержаться в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позже тридцати календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ на то, как хранятся его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;
  • предъявить мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении своих полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявить мотивированное требование по замене или уничтожениию своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или  являются недостоверными;
  • на защиту своих персональних данных от незаконной обработки и случайной утери, уничтожения, повреждения в связи с умыщленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или  позорят честь, достоинство и деловую репутацию фызического лица;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав по персональным данным в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в полномочия которых подлежит осуществление защиты персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работи с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленых законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подаёт запрос о доступе (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющее личность субъекта персональных данных;
  • другие сведения, которые дают возможность идентифицировать личность субъекта персональных данных;
  • сведения про базу персональных данных, относительно которой подаётся запрос, или сведения про владельца или распорядителя этой базы;
  • перечень персональных данных, который запрашивается.

9.4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десять рабочих дней со дня его поступления. На протяжении этого срока владелец базы персональных данных уведомляет субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с обоснованием, определённым в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется на протяжении тридцяти календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется согласно статьи 9 Закона Украины «Про защиту персональных данных».